Trong bối cảnh giáo dục đại học ngày càng phải đối mặt với nhiều thách thức từ yêu cầu nâng cao chất lượng giảng dạy, nghiên cứu, đến việc cải thiện trải nghiệm sinh viên và quản lý hiệu quả tài nguyên, việc áp dụng các công cụ quản lý hiệu suất trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Hệ thống Quản lý Hiệu suất theo mô hình Balanced Scorecard (BSC) và Key Performance Indicators (KPI) được phát triển nhằm giúp các trường đại học theo dõi, đánh giá và nâng cao hiệu suất toàn diện, từ cấp độ cá nhân đến tổ chức.
¶ 1. Giới thiệu
¶ 1.1 Mục tiêu dự án
Mục tiêu của dự án là phát triển một hệ thống quản lý hiệu suất theo mô hình BSC/KPI để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc đo lường, theo dõi, và quản lý hiệu suất làm việc của các cá nhân, bộ phận và tổ chức theo mô hình BSC/KPI. Hệ thống sẽ giúp định hướng và đánh giá hiệu suất dựa trên các mục tiêu chiến lược đã được xác định, từ đó đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả và kịp thời.
Hệ thống này giúp nhà trường không chỉ đạt được các mục tiêu học thuật mà còn nâng cao sự hài lòng của sinh viên, tối ưu hóa quy trình vận hành và phát triển đội ngũ nhân sự. Việc áp dụng Hệ thống Quản lý Hiệu suất BSC/KPI mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Nâng cao hiệu quả quản lý: Giúp nhà trường có cái nhìn tổng quan về hiệu suất hoạt động của từng bộ phận và cá nhân, từ đó đưa ra các quyết định quản lý dựa trên dữ liệu chính xác.
- Tối ưu hóa nguồn lực: Hệ thống giúp nhà trường tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, từ tài chính, nhân sự đến cơ sở vật chất, đồng thời cải thiện hiệu quả giảng dạy và nghiên cứu.
- Nâng cao sự hài lòng của sinh viên: Bằng cách tập trung vào các chỉ số KPI liên quan đến trải nghiệm sinh viên, nhà trường có thể cải thiện môi trường học tập, tăng cường sự hài lòng và gắn kết của sinh viên.
- Phát triển đội ngũ nhân sự: Hệ thống hỗ trợ theo dõi quá trình phát triển và đánh giá hiệu suất của giảng viên và nhân viên, giúp xây dựng một đội ngũ giảng dạy và quản lý chất lượng cao.
¶ 1.2 Phạm vi dự án
Hệ thống quản lý hiệu suất sẽ bao gồm các tính năng chính như thiết lập và quản lý các chỉ số KPI, thiết lập các mục tiêu chiến lược hàng năm, theo dõi và báo cáo hiệu suất, tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác, và cung cấp các công cụ phân tích để hỗ trợ quá trình ra quyết định. Phạm vi này áp dụng cho các đơn vị, tổ chức thuộc nhiều ngành nghề khác nhau và có khả năng mở rộng để phù hợp với các tổ chức giáo dục, dịch vụ công, và các đơn vị phi lợi nhuận.
¶ 1.3 Các bên liên quan
Các bên liên quan chính của dự án, bao gồm khách hàng, người dùng cuối, nhóm phát triển, và quản lý.
¶ 1. Ban giám hiệu
- Vai trò: Lãnh đạo và quản lý chung của trường đại học.
- Quan tâm: Đảm bảo hệ thống quản lý hiệu suất phù hợp với chiến lược phát triển và mục tiêu tổng thể của trường.
¶ 2. Văn phòng trường
- Vai trò: Lên kế hoạch và thực hiện các chiến lược phát triển của trường.
- Quan tâm: Sử dụng hệ thống để theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện các chiến lược.
¶ 3. Ban Quản lý nhân sự
- Vai trò: Quản lý hiệu suất, đánh giá và phát triển nhân viên.
- Quan tâm: Sử dụng hệ thống để theo dõi, đánh giá hiệu suất cá nhân và phát triển nguồn nhân lực.
¶ 4. Phòng Công nghệ thông tin (IT)
- Vai trò: Hỗ trợ kỹ thuật, triển khai và duy trì hệ thống.
- Quan tâm: Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, tích hợp với các hệ thống khác, và bảo mật thông tin.
¶ 5. Các Khoa/Phòng/Ban Chuyên môn
- Vai trò: Quản lý và thực hiện các hoạt động chuyên môn của từng bộ phận.
- Quan tâm: Sử dụng hệ thống để theo dõi và cải thiện hiệu suất của các hoạt động giảng dạy và nghiên cứu.
¶ 6. Giảng viên và Nhân viên
- Vai trò: Thực hiện các nhiệm vụ giảng dạy và công việc hành chính.
- Quan tâm: Được đánh giá công bằng và minh bạch về hiệu suất công việc, và sử dụng kết quả để phát triển bản thân.
¶ 7. Sinh viên
- Vai trò: Người học và người nhận các dịch vụ giáo dục từ trường.
- Quan tâm: Được hưởng lợi từ chất lượng giảng dạy và dịch vụ được cải thiện thông qua hệ thống quản lý hiệu suất.
¶ 8. Các Đơn vị Phát triển và Cung cấp Giải pháp
- Vai trò: Đối tác công nghệ hoặc nhà cung cấp phần mềm triển khai hệ thống.
- Quan tâm: Đảm bảo rằng hệ thống được phát triển theo đúng yêu cầu và triển khai thành công.
¶ 9. Bộ Giáo dục và Đào tạo (hoặc cơ quan quản lý cấp cao)
- Vai trò: Cơ quan quản lý và kiểm soát các tiêu chuẩn giáo dục.
- Quan tâm: Đảm bảo rằng hệ thống tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn giáo dục quốc gia.
¶ 10. Cộng đồng Cựu Sinh viên và Nhà Tuyển dụng
- Vai trò: Các bên liên quan bên ngoài có lợi ích trong việc duy trì chất lượng đào tạo của trường.
- Quan tâm: Hiệu suất của trường sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng và cơ hội nghề nghiệp của sinh viên tốt nghiệp.
¶ 11. Các Nhà Tài Trợ và Nhà Đầu Tư
- Vai trò: Các bên cung cấp nguồn lực tài chính cho trường.
- Quan tâm: Hiệu suất của trường, được đo lường và cải thiện thông qua hệ thống, sẽ tác động đến quyết định tài trợ và đầu tư.
¶ 1.4 Giả định và ràng buộc
Các giả định ban đầu của dự án và bất kỳ ràng buộc nào có thể ảnh hưởng đến dự án (như ngân sách, thời gian, công nghệ).
¶ 1. Giả định (Assumptions)
¶ a. Sự Hỗ Trợ từ Ban Giám Hiệu
- Giả định: Ban Giám Hiệu sẽ cung cấp sự ủng hộ và tài trợ cần thiết để triển khai dự án.
- Tác động: Nếu Ban Giám Hiệu không ủng hộ hoặc rút lại sự hỗ trợ, dự án có thể bị đình trệ hoặc thất bại.
¶ b. Khả năng Tiếp nhận của Người Dùng
- Giả định: Giảng viên, nhân viên và các bộ phận liên quan sẽ sẵn sàng và có khả năng tiếp nhận, sử dụng hệ thống mới.
- Tác động: Nếu người dùng không tiếp nhận hệ thống, cần phải có các chương trình đào tạo và hỗ trợ bổ sung, có thể kéo dài thời gian triển khai.
¶ c. Đảm bảo Tính Bảo Mật và Tuân Thủ Quy Định
- Giả định: Hệ thống sẽ tuân thủ các quy định bảo mật và tiêu chuẩn dữ liệu hiện hành của ngành giáo dục.
- Tác động: Nếu có sự thay đổi về quy định bảo mật hoặc quy định pháp lý, dự án có thể cần phải điều chỉnh hoặc mở rộng phạm vi để đáp ứng.
¶ d. Sẵn sàng về Hạ tầng Công nghệ
- Giả định: Cơ sở hạ tầng công nghệ hiện có của trường đủ để triển khai hệ thống mà không cần nâng cấp lớn.
- Tác động: Nếu hạ tầng hiện tại không đáp ứng yêu cầu, cần phải có thêm chi phí và thời gian để nâng cấp, có thể làm chậm tiến độ.
¶ e. Cung cấp Nguồn Lực Đúng Thời Điểm
- Giả định: Các nguồn lực cần thiết như nhân sự, tài chính, và công nghệ sẽ được cung cấp đúng thời điểm.
- Tác động: Sự chậm trễ trong việc cung cấp nguồn lực có thể làm trì hoãn tiến độ dự án.
¶ 2. Ràng buộc (Constraints)
¶ a. Ngân Sách
- Ràng buộc: Ngân sách dành cho dự án đã được xác định và không thể vượt quá giới hạn này.
- Tác động: Các quyết định về phạm vi, công nghệ, và nguồn lực cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng để tránh vượt quá ngân sách.
¶ b. Thời Gian
- Ràng buộc: Dự án cần phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, có thể được quy định bởi lịch học hoặc các sự kiện chiến lược của trường.
- Tác động: Thời gian hạn chế có thể ảnh hưởng đến phạm vi dự án và chất lượng của các tính năng nếu không được quản lý tốt.
¶ c. Phạm Vi Dự Án
- Ràng buộc: Phạm vi dự án được xác định dựa trên các yêu cầu ban đầu và không được phép thay đổi lớn trong quá trình triển khai.
- Tác động: Việc thay đổi phạm vi có thể gây ra sự chậm trễ và tăng chi phí, do đó cần quản lý chặt chẽ.
¶ d. Tuân Thủ Quy Định Pháp Luật
- Ràng buộc: Hệ thống phải tuân thủ các quy định pháp lý và tiêu chuẩn ngành giáo dục hiện hành.
- Tác động: Các yêu cầu pháp lý có thể giới hạn một số tính năng của hệ thống hoặc yêu cầu tích hợp thêm các công cụ bảo mật.
¶ e. Khả Năng Tương Thích
- Ràng buộc: Hệ thống phải tương thích với các hệ thống hiện có tại trường (như hệ thống quản lý sinh viên, hệ thống tài chính).
- Tác động: Nếu không tương thích, cần phải phát triển các giải pháp tích hợp hoặc có thể cần điều chỉnh hệ thống hiện có.
¶ f. Năng Lực Nhân Sự
- Ràng buộc: Đội ngũ phát triển và nhân viên sử dụng hệ thống có kỹ năng và kinh nghiệm giới hạn trong một số lĩnh vực cụ thể.
- Tác động: Điều này có thể hạn chế việc sử dụng các công nghệ phức tạp hoặc yêu cầu phải có các chương trình đào tạo và hỗ trợ.
¶ 2. Yêu cầu kinh doanh
¶ 2.1 Quy trình nghiệp vụ
Mô tả quy trình nghiệp vụ hiện tại và cách mà hệ thống phần mềm mới sẽ hỗ trợ hoặc thay đổi quy trình này.
¶ 2.1.1 Quy trình quản lý PIs/KPIs
a. Mục tiêu/ý nghĩa
- Đảm bảo rằng chỉ những PI quan trọng và cần thiết mới được thêm vào hệ thống.
- Tránh việc sửa đổi hoặc xoá PI một cách tùy tiện, đảm bảo tính ổn định và nhất quán của hệ thống.
- Tạo ra một cơ chế phê duyệt nghiêm ngặt, giúp các quyết định liên quan đến PI được cân nhắc kỹ lưỡng trước khi thực hiện
b. Lưu đồ quy trình
c. Diễn giải quy trình
¶ Bước 1: Đề xuất PI mới hoặc sửa/xoá PI hiện có
- Người thực hiện: Người dùng cá nhân hoặc đơn vị.
- Hoạt động:
- Người dùng cá nhân hoặc đơn vị nhận thấy cần thêm, sửa, hoặc xoá một KPI.
- Họ sẽ chuẩn bị một đề xuất bao gồm:
- Tên PI.
- Mô tả chi tiết PI.
- Loại PI.
- Cách tính toán và các dữ liệu liên quan.
- Lý do và nhu cầu của việc thêm mới, sửa hoặc xoá PI.
- Đề xuất này được nộp qua hệ thống quản lý hoặc dưới dạng văn bản để được xem xét.
¶ Bước 2: Đánh giá đề xuất
- Người thực hiện: Hội đồng đánh giá (có thể bao gồm Ban Giám Hiệu, Văn phòng Đại học, và Phòng Quản lý Nhân sự).
- Hoạt động:
- Hội đồng đánh giá sẽ xem xét tính hợp lý và cần thiết của đề xuất.
- Họ sẽ kiểm tra:
- Tính phù hợp với chiến lược và mục tiêu tổng thể của trường.
- Ảnh hưởng đến các PI hiện có.
- Tính khả thi trong việc đo lường và theo dõi.
- Hội đồng có thể yêu cầu bổ sung thông tin hoặc điều chỉnh đề xuất trước khi quyết định.
¶ Bước 3: Phê duyệt hoặc từ chối đề xuất
- Người thực hiện: Hội đồng đánh giá hoặc Ban Giám Hiệu.
- Hoạt động:
- Nếu đề xuất được đánh giá là phù hợp và cần thiết, hội đồng sẽ phê duyệt.
- Nếu không, đề xuất sẽ bị từ chối và người đề xuất sẽ nhận được phản hồi cụ thể về lý do từ chối.
¶ Bước 4: Thực hiện trên hệ thống
- Người thực hiện: Phòng Công nghệ Thông tin (IT) hoặc quản trị hệ thống.
- Hoạt động:
- Sau khi nhận được phê duyệt, phòng IT sẽ thêm, sửa hoặc xoá PI theo yêu cầu trên hệ thống.
- Cập nhật các thay đổi liên quan trong hệ thống và đảm bảo tính nhất quán dữ liệu.
¶ Bước 5: Thông báo và đào tạo
- Người thực hiện: Phòng Quản lý Nhân sự và Phòng Công nghệ Thông tin.
- Hoạt động:
- Thông báo tới toàn bộ người dùng về sự thay đổi PI (thêm mới, sửa, hoặc xoá).
- Cung cấp đào tạo cần thiết nếu có thay đổi lớn trong cách thức đo lường hoặc quản lý PI.
¶ Bước 6: Theo dõi và đánh giá
- Người thực hiện: Văn phòng Đại học.
- Hoạt động:
- Thực hiện theo dõi hiệu quả của các PI mới hoặc đã sửa đổi.
- Đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng các PI này vẫn phù hợp với mục tiêu và chiến lược của trường.
¶ 2.1.2 Quy trình quản lý mục tiêu KPI
a. Mục tiêu/ý nghĩa
Quy trình này giúp đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược của trường được thực hiện một cách có hệ thống và minh bạch. Đồng thời, nó cũng tạo ra cơ chế theo dõi và đánh giá hiệu quả, đảm bảo rằng các đơn vị trong trường không chỉ đạt được các KPI đã đề ra mà còn liên tục cải tiến và nâng cao chất lượng hoạt động của mình.
b. Lưu đồ quy trình
c. Diễn giải quy trình
¶ Bước 1: Lập kế hoạch và đăng ký mục tiêu
- Thời gian thực hiện: Đầu năm học.
- Người thực hiện: Các đơn vị trong trường (khoa, phòng ban, trung tâm, v.v.).
- Hoạt động:
- Các đơn vị phân tích chiến lược tổng thể của trường để xác định các mục tiêu chiến lược phù hợp với nhiệm vụ của đơn vị mình.
- Xác định các KPI cụ thể cần đạt được để đo lường hiệu quả thực hiện mục tiêu chiến lược.
- Lập kế hoạch chi tiết, bao gồm các chỉ tiêu cụ thể, các bước thực hiện, và nguồn lực cần thiết để đạt được các KPI.
- Đăng ký mục tiêu chiến lược và KPI với Ban Giám Hiệu thông qua hệ thống quản lý KPI.
¶ Bước 2: Đánh giá mục tiêu
- Thời gian thực hiện: Sau khi các đơn vị đăng ký mục tiêu.
- Người thực hiện: Ban Giám Hiệu hoặc Văn phòng Đại học.
- Hoạt động:
- Xem xét và đánh giá các mục tiêu chiến lược và KPI của từng đơn vị.
- Đảm bảo các mục tiêu đã đăng ký phù hợp với chiến lược tổng thể của trường.
- Có thể yêu cầu điều chỉnh nếu mục tiêu chưa rõ ràng hoặc không phù hợp với chiến lược chung.
¶ Bước 3: Phê duyệt hoặc từ chối đề xuất
- Người thực hiện: Ban Giám Hiệu hoặc Văn phòng Đại học.
- Hoạt động:
- Nếu đề xuất được đánh giá là phù hợp và cần thiết, BGH hoặc VPĐH sẽ phê duyệt.
- Nếu không, đề xuất sẽ bị từ chối và người đề xuất sẽ nhận được phản hồi cụ thể về lý do từ chối.
¶ Bước 4: Thực hiện hành động
- Thời gian thực hiện: Trong suốt năm học.
- Người thực hiện: Các Đơn vị
- Hoạt động:
- Thực hiện triển khai các hoạt động chính để hoàn thành mục tiêu
- Cập nhật và theo dõi tiến độ thực hiện các KPI của các đơn vị thông qua hệ thống quản lý KPI.
- Tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá tiến độ và điều chỉnh mục tiêu hoặc kế hoạch nếu cần thiết.
¶ Bước 5: Báo cáo kết quả
- Thời gian thực hiện: Cuối năm học.
- Người thực hiện: Các đơn vị trong trường.
- Hoạt động:
- Các đơn vị chuẩn bị báo cáo kết quả thực hiện KPI, bao gồm:
- Các KPI đã đạt được so với mục tiêu đề ra.
- Những khó khăn và thách thức gặp phải.
- Đề xuất cải tiến cho kỳ tiếp theo.
- Nộp báo cáo kết quả lên Ban Giám Hiệu hoặc hệ thống quản lý KPI.
- Các đơn vị chuẩn bị báo cáo kết quả thực hiện KPI, bao gồm:
¶ Bước 6: Đánh giá báo cáo
- Thời gian thực hiện: Cuối năm học, sau khi nhận được báo cáo kết quả.
- Người thực hiện: Ban Giám Hiệu, Văn phòng Đại học.
- Hoạt động:
- Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng đơn vị dựa trên kết quả KPI.
- So sánh giữa các đơn vị để tìm ra những đơn vị xuất sắc và những đơn vị cần cải thiện.
- Khen thưởng các đơn vị đạt thành tích tốt và đưa ra kế hoạch cải thiện cho các đơn vị chưa đạt yêu cầu.
¶ Bước 7: Phê duyệt hoặc từ chối báo cáo
- Người thực hiện: Ban Giám Hiệu hoặc Văn phòng Đại học.
- Hoạt động:
- Nếu báo cáo được đánh giá là đúng, BGH hoặc VPĐH sẽ phê duyệt.
- Nếu không, báo cáo sẽ bị từ chối và người báo cáo sẽ nhận được phản hồi cụ thể về lý do từ chối.
¶ 2.1.3 Quy trình quản lý hành động then chốt
a. Mục tiêu
Quy trình này giúp các đơn vị trong trường có thể quản lý và theo dõi các hành động then chốt một cách hiệu quả, đồng thời tạo ra sự linh hoạt cần thiết để điều chỉnh khi gặp phải các vấn đề phát sinh. Điều này đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược được thực hiện hiệu quả và đúng thời hạn, đồng thời cung cấp cơ sở dữ liệu để đánh giá hiệu suất và cải tiến trong tương lai. Sự đơn giản trong quy trình giúp tập trung vào những điểm quan trọng nhất, đảm bảo rằng các mục tiêu được thực hiện một cách rõ ràng và có thể đo lường được.
b. Lưu đồ quy trình
c. Diễn giải quy trình
¶ Bước 1: Thiết lập hành động then chốt
- Thời gian thực hiện: Đầu năm học hoặc đầu kỳ báo cáo.
- Người thực hiện: Các đơn vị trong trường (khoa, phòng ban, trung tâm, v.v.).
- Hoạt động:
- Các đơn vị xác định các hành động then chốt cần thực hiện để đạt được mục tiêu và KPI đã đăng ký.
- Các hành động này cần rõ ràng, có thời hạn cụ thể và được gán trách nhiệm cho từng cá nhân hoặc nhóm.
- Hành động then chốt được đăng ký và lưu trữ trong hệ thống quản lý KPI.
¶ Bước 2: Báo cáo tiến độ
- Thời gian thực hiện: Định kỳ (hàng tháng, hàng quý) hoặc khi có yêu cầu.
- Người thực hiện: Các đơn vị trong trường.
- Hoạt động:
- Các đơn vị cập nhật tiến độ thực hiện các hành động then chốt vào hệ thống quản lý KPI.
- Báo cáo tiến độ bao gồm các chỉ số đã đạt được, khó khăn gặp phải, và các bước tiếp theo.
- Hệ thống tự động tổng hợp và hiển thị tiến độ chung của toàn trường.
¶ Bước 3: Đánh giá kết quả
- Thời gian thực hiện: Cuối năm học hoặc cuối kỳ báo cáo.
- Người thực hiện: Ban Giám Hiệu, Phòng Chiến lược và Phát triển.
- Hoạt động:
- Dựa trên các báo cáo tiến độ, Ban Giám Hiệu đánh giá kết quả thực hiện của từng đơn vị.
- Đánh giá này dựa trên mức độ hoàn thành các hành động then chốt và các KPI đã đạt được.
- Kết quả đánh giá được sử dụng để khen thưởng hoặc đề xuất cải tiến cho kỳ tiếp theo.
¶ Bước 4: Điều chỉnh nếu cần
- Thời gian thực hiện: Bất cứ khi nào cần thiết dựa trên tình hình thực tế.
- Người thực hiện: Các đơn vị, Ban Giám Hiệu.
- Hoạt động:
- Nếu có khó khăn hoặc thay đổi về điều kiện thực tế, các đơn vị có thể đề xuất điều chỉnh hành động hoặc mục tiêu.
- Ban Giám Hiệu xem xét và phê duyệt các đề xuất điều chỉnh.
- Các thay đổi được cập nhật vào hệ thống quản lý KPI và tiếp tục theo dõi như thường lệ.
¶ 2.2 Yêu cầu chức căng
Liệt kê và mô tả các yêu cầu chức năng chính của hệ thống, bao gồm các tính năng cụ thể mà phần mềm cần có để đáp ứng nhu cầu kinh doanh
¶ 2.2.1. Chức năng quản lý PI:
¶ 2.2.1.1 Thêm, Sửa và Xóa PI
Người dùng: Các đơn vị trong trường (khoa, phòng ban, trung tâm, v.v.) hoặc người quản lý có thẩm quyền.
Mô tả:
Thêm mới PI: Người dùng có thể tạo một PI mới với các thông tin sau:
- Tên PI.
- Mô tả ngắn gọn về PI.
- Mục tiêu hoặc giá trị mong muốn của PI.
- Người chịu trách nhiệm quản lý PI.
Sau khi tạo, PI sẽ có trạng thái mặc định là "Inactive".
Sửa PI: Người dùng có thể cập nhật thông tin của PI đã tạo, bao gồm tên, mô tả, mục tiêu và người chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, chỉ có thể sửa các PI ở trạng thái "Inactive". Nếu PI đã được liên kết với bất kỳ mục tiêu nào, nó sẽ không thể chỉnh sửa.
Xóa PI: Hệ thống cho phép xóa một PI chỉ khi PI đó không được liên kết với bất kỳ mục tiêu nào. Nếu PI đang ở trạng thái "Active" hoặc liên kết với mục tiêu, người dùng sẽ không thể xóa mà chỉ có thể chuyển về trạng thái "Inactive".
Yêu cầu:
- Giao diện Thêm/Sửa/Xóa: Cung cấp giao diện đơn giản, rõ ràng để nhập thông tin và thực hiện các thao tác thêm, sửa hoặc xóa.
- Quản lý Trạng thái: Cung cấp các lựa chọn để thay đổi trạng thái của PI giữa "Active" và "Inactive". Một PI chỉ có thể chuyển sang trạng thái "Inactive" nếu không còn liên kết với bất kỳ mục tiêu "Active" nào.
- Xác nhận và Cảnh báo: Cung cấp các thông báo xác nhận khi thực hiện các thao tác xóa hoặc thay đổi trạng thái để đảm bảo người dùng nhận thức được tác động của hành động này.
- Kiểm tra Ràng buộc: Hệ thống cần kiểm tra để đảm bảo rằng PI chỉ có thể sửa đổi hoặc xóa nếu nó không liên kết với các mục tiêu đang hoạt động.
¶ 2. Quản lý trạng thái PI
Người dùng: Các đơn vị trong trường hoặc người quản lý có thẩm quyền.
Mô tả:
- Trạng thái "Active": PI đang được sử dụng và có thể thêm vào các mục tiêu. Các PI đang Active không thể bị chỉnh sửa hoặc xóa.
- Trạng thái "Inactive": PI không được sử dụng nữa nên không thể thêm vào trong bất kỳ mục tiêu nào và có thể chỉnh sửa hoặc xóa.
Yêu cầu:
- Giao diện Quản lý Trạng thái: Cung cấp giao diện để người dùng dễ dàng chuyển đổi trạng thái của PI.
- Kiểm tra Tính hợp lệ: Đảm bảo rằng PI chỉ có thể chuyển sang trạng thái "Inactive" nếu nó không liên kết với bất kỳ mục tiêu "Active" nào.
¶ 2.2.2 Chức năng quản lý mục tiêu KPI
Chức năng quản lý mục tiêu KPI cho phép các đơn vị trong trường đại học đăng ký, theo dõi, và báo cáo các mục tiêu chiến lược cũng như các KPI liên quan hàng năm. Hệ thống cần hỗ trợ các đơn vị trong việc thiết lập mục tiêu, cập nhật tiến độ, báo cáo kết quả cuối năm, và đánh giá mức độ hoàn thành.
- Mục tiêu:
- Đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược và KPI của trường được theo dõi và đánh giá một cách hệ thống.
- Tăng cường khả năng quản lý hiệu suất của các đơn vị và tối ưu hóa việc ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
- Lợi ích:
- Cải thiện tính minh bạch và trách nhiệm trong việc quản lý mục tiêu và KPI.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị trong việc báo cáo và điều chỉnh mục tiêu, giúp tối đa hóa hiệu quả hoạt động của trường
¶ 2.2.2.1 Đăng ký Mục tiêu KPI
- Người dùng: Các đơn vị trong trường (khoa, phòng ban, trung tâm, v.v.).
- Mô tả:
- Hệ thống cần cho phép các đơn vị đăng ký mục tiêu KPI hàng năm. Mỗi mục tiêu phải bao gồm các thông tin:
- Tên mục tiêu.
- Mô tả mục tiêu.
- Chỉ số KPI liên quan (Pi).
- Mục tiêu cụ thể (giá trị cần đạt được).
- Thời gian hoàn thành dự kiến.
- Người dùng có thể liên kết các mục tiêu với các chiến lược tổng thể của trường.
- Hệ thống cần cho phép các đơn vị đăng ký mục tiêu KPI hàng năm. Mỗi mục tiêu phải bao gồm các thông tin:
- Yêu cầu:
- Giao diện nhập liệu trực quan và dễ sử dụng, hỗ trợ các đơn vị trong việc điền đầy đủ thông tin mục tiêu KPI.
- Hỗ trợ tính năng lưu nháp để người dùng có thể hoàn thiện dần mục tiêu trước khi gửi đi phê duyệt.
¶ 2.2.2.2 Phê duyệt Mục tiêu
- Người dùng: Ban Giám Hiệu, Văn phòng đại học.
- Mô tả:
- Hệ thống cần cung cấp chức năng để Ban Giám Hiệu và Phòng Chiến lược xem xét và phê duyệt các mục tiêu KPI mà các đơn vị đã đăng ký.
- Quy trình phê duyệt cần bao gồm:
- Xem xét chi tiết mục tiêu và KPI liên quan.
- Trao đổi, yêu cầu chỉnh sửa nếu cần.
- Quyết định phê duyệt hoặc từ chối.
- Hệ thống phải ghi nhận trạng thái của mỗi mục tiêu (Chờ phê duyệt, Đã phê duyệt, Bị từ chối) và thông báo cho các đơn vị liên quan về quyết định phê duyệt.
- Yêu cầu:
- Giao diện phê duyệt rõ ràng, dễ sử dụng, với khả năng lọc và tìm kiếm các mục tiêu cần phê duyệt.
- Lưu lại lịch sử các quyết định phê duyệt và chỉnh sửa để đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm tra sau này.
¶ 2.2.2.3. Báo cáo kết quả
- Người dùng: Các đơn vị.
- Mô tả:
- Hệ thống cần cho phép các đơn vị báo cáo kết quả thực hiện mục tiêu KPI vào cuối kỳ báo cáo hoặc năm học.
- Mỗi báo cáo cần bao gồm:
- Kết quả đạt được của từng KPI (so với mục tiêu ban đầu).
- Các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả (thuận lợi và khó khăn).
- Đề xuất và cải tiến cho kỳ báo cáo tiếp theo.
- Hệ thống cần tự động tính toán mức độ hoàn thành của từng mục tiêu dựa trên kết quả thực tế và mục tiêu ban đầu.
- Yêu cầu:
- Giao diện nhập liệu báo cáo đơn giản và trực quan, với khả năng đính kèm tài liệu minh chứng nếu cần.
- Cung cấp biểu đồ và báo cáo trực quan để người dùng dễ dàng theo dõi và so sánh kết quả.
¶ 2.2.2.3. Phê duyệt Kết quả
- Người dùng: Ban Giám Hiệu, Văn phòng đại học.
- Mô tả:
- Hệ thống cần cung cấp chức năng để Ban Giám Hiệu và Phòng Chiến lược xem xét và phê duyệt kết quả báo cáo của các đơn vị.
- Quy trình phê duyệt bao gồm:
- Đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu.
- Đối chiếu kết quả báo cáo với thực tế.
- Quyết định phê duyệt hoặc yêu cầu chỉnh sửa báo cáo.
- Hệ thống phải ghi nhận trạng thái của mỗi báo cáo (Chờ phê duyệt, Đã phê duyệt, Bị từ chối) và thông báo kết quả phê duyệt cho các đơn vị.
- Yêu cầu:
- Giao diện phê duyệt báo cáo phải dễ dàng điều hướng và sử dụng, với các công cụ hỗ trợ so sánh và đánh giá kết quả.
- Lưu trữ lịch sử các quyết định phê duyệt để đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm tra sau này.
¶ 2.2.3 Chức năng quản lý hành động then chốt
Chức năng quản lý hành động then chốt cho phép các đơn vị trong trường đại học (ví dụ: khoa, phòng ban, trung tâm) thiết lập, theo dõi, báo cáo tiến độ, và điều chỉnh các hành động then chốt liên quan đến việc đạt được các KPI đã đặt ra. Hệ thống cần hỗ trợ các bước từ việc tạo mới hành động, cập nhật tiến độ, cho đến việc đánh giá và điều chỉnh hành động khi cần thiết.
- Mục tiêu:
- Đảm bảo rằng các hành động then chốt được quản lý chặt chẽ và phù hợp với các mục tiêu KPI của trường đại học.
- Hỗ trợ các đơn vị trong việc theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
- Lợi ích:
- Tăng cường sự liên kết giữa các hành động cụ thể và các mục tiêu chiến lược của trường.
- Cải thiện khả năng theo dõi và đánh giá kết quả của từng đơn vị, giúp tối ưu hóa quá trình ra quyết định.
¶ 2.2.3.1 Thiết lập hành động then chốt
- Người dùng: Các đơn vị trong trường (quản lý hoặc người được ủy quyền).
- Mô tả:
- Hệ thống phải cho phép người dùng tạo mới một hành động then chốt, bao gồm các thông tin:
- Tên hành động.
- Mô tả chi tiết.
- Người chịu trách nhiệm.
- Ngày bắt đầu và ngày hoàn thành dự kiến.
- Nguồn lực cần thiết (nếu có).
- Liên kết với một hoặc nhiều KPI tương ứng.
- Hệ thống cần cung cấp các mẫu hành động (template) cho các hành động thường xuyên được thực hiện để đơn giản hóa quy trình thiết lập.
- Hệ thống phải cho phép người dùng tạo mới một hành động then chốt, bao gồm các thông tin:
- Yêu cầu:
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa hành động nhanh chóng.
- Hệ thống cần lưu lại lịch sử các hành động đã được thiết lập, để tham khảo hoặc báo cáo.
¶ 2.2.3.2 Báo cáo tiến độ
- Người dùng: Các đơn vị trong trường.
- Mô tả:
- Hệ thống phải cho phép người dùng cập nhật tiến độ của từng hành động then chốt theo thời gian.
- Các đơn vị có thể ghi nhận các cột mốc đã đạt được, các khó khăn gặp phải, và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
- Hệ thống tự động tổng hợp tiến độ của từng hành động và hiển thị mức độ hoàn thành chung của toàn trường.
- Yêu cầu:
- Hệ thống cần có khả năng tạo ra các báo cáo tiến độ định kỳ, với dữ liệu được hiển thị dưới dạng biểu đồ hoặc bảng để dễ dàng phân tích.
- Tự động gửi nhắc nhở cho người dùng khi cần cập nhật tiến độ.
¶ 2.2.3.3 Đánh giá kết quả
- Người dùng: Ban Giám Hiệu, Văn phòng đại học.
- Mô tả:
- Hệ thống cần cung cấp chức năng đánh giá kết quả thực hiện của từng hành động then chốt dựa trên dữ liệu tiến độ và kết quả đạt được.
- Các đơn vị có thể tự đánh giá mức độ hoàn thành hành động của mình trước khi gửi báo cáo cuối năm.
- Yêu cầu:
- Hệ thống cần có khả năng tổng hợp và hiển thị kết quả cuối cùng của từng đơn vị, hỗ trợ quá trình ra quyết định của Ban Giám Hiệu.
- Tự động ghi nhận các điểm đạt hoặc không đạt của từng KPI liên quan.
¶ 2.4. Điều chỉnh hành động
- Người dùng: Các đơn vị, Ban Giám Hiệu.
- Mô tả:
- Hệ thống phải cho phép người dùng đề xuất điều chỉnh hành động khi có thay đổi về điều kiện thực tế hoặc gặp khó khăn trong quá trình thực hiện.
- Ban Giám Hiệu có thể xem xét và phê duyệt hoặc từ chối các đề xuất điều chỉnh.
- Yêu cầu:
- Hệ thống cần lưu lại các thay đổi được thực hiện đối với mỗi hành động, để đảm bảo tính minh bạch và theo dõi lịch sử.
- Cung cấp các thông báo về việc điều chỉnh và yêu cầu xác nhận từ các bên liên quan.
¶ 2.2.4 Theo dõi và báo cáo
Mô tả các yêu cầu chức năng cụ thể cho các báo cáo cần có trong hệ thống quản lý hiệu suất, đảm bảo hệ thống có khả năng theo dõi, giám sát, và đánh giá hiệu suất một cách toàn diện và hiệu quả.
¶ 2.2.4.1 Báo cáo Tổng hợp Hiệu suất
- Mô tả:
- Báo cáo này cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất của toàn bộ tổ chức, các phòng ban hoặc các cá nhân theo các KPI/PI đã được thiết lập.
- Yêu cầu cụ thể:
- Phân cấp Báo cáo:
- Cho phép chọn phạm vi báo cáo (toàn tổ chức, phòng ban, cá nhân).
- Hiển thị tổng hợp các KPI/PI theo từng cấp, bao gồm: tổng số KPI/PI, số KPI/PI đạt, số KPI/PI không đạt.
- Chỉ số Hiệu suất Chính:
- Hiển thị các chỉ số chính (e.g., tỷ lệ hoàn thành KPI/PI, tỷ lệ KPI/PI đạt mục tiêu, tỷ lệ KPI/PI không đạt mục tiêu).
- Cung cấp biểu đồ trực quan hóa các chỉ số này theo thời gian.
- Phân cấp Báo cáo:
- Xuất Báo cáo:
- Hỗ trợ xuất báo cáo dưới dạng PDF, Excel, CSV.
- Cho phép tạo báo cáo tùy chỉnh với các chỉ số quan trọng do người dùng lựa chọn.
¶ 2.2.4.2 Báo cáo Tiến độ Hành động Then chốt
- Mô tả:
- Báo cáo này theo dõi tiến độ thực hiện các hành động then chốt liên quan đến từng KPI/PI.
- Yêu cầu cụ thể:
- Danh sách Hành động:
- Hiển thị danh sách các hành động then chốt theo KPI/PI.
- Cung cấp trạng thái của từng hành động (e.g., chưa bắt đầu, đang tiến hành, hoàn thành).
- Biểu đồ Tiến độ:
- Hiển thị biểu đồ Gantt hoặc biểu đồ thanh cho các hành động then chốt, thể hiện tiến độ thực hiện theo thời gian.
- Danh sách Hành động:
- Chi tiết Hành động:
- Cung cấp khả năng xem chi tiết từng hành động, bao gồm: mục tiêu, người chịu trách nhiệm, thời hạn, và kết quả.
¶ 2.2.4.3 Báo cáo So sánh Hiệu suất Giữa Các Phòng Ban
- Mô tả:
- Báo cáo này giúp so sánh hiệu suất giữa các phòng ban trong tổ chức dựa trên các KPI/PI.
- Yêu cầu cụ thể:
- So sánh Phòng Ban:
- Hiển thị hiệu suất của các phòng ban theo từng KPI/PI.
- Sử dụng biểu đồ cột hoặc biểu đồ đường để so sánh trực quan giữa các phòng ban.
- Bảng Tổng hợp:
- Cung cấp bảng tổng hợp chi tiết hiệu suất của từng phòng ban với các chỉ số như: số lượng KPI/PI đạt, tỷ lệ hoàn thành, điểm hiệu suất.
- So sánh Phòng Ban:
¶ 2.2.4.4 Báo cáo Xu hướng Hiệu suất Theo Thời Gian
- Mô tả:
- Báo cáo này theo dõi xu hướng thay đổi của hiệu suất theo thời gian để phát hiện các mô hình và xu hướng dài hạn.
- Yêu cầu cụ thể:
- Biểu đồ Xu hướng:
- Hiển thị biểu đồ xu hướng của các KPI/PI theo thời gian (e.g., theo tuần, tháng, quý).
- Cho phép chọn và lọc KPI/PI cụ thể để xem xu hướng riêng biệt.
- Phân tích Xu hướng:
- Cung cấp công cụ phân tích để so sánh xu hướng của KPI/PI giữa các khoảng thời gian khác nhau.
- Gợi ý các nguyên nhân tiềm ẩn cho những thay đổi đáng kể trong xu hướng.
- Biểu đồ Xu hướng:
¶ 2.2.4.5 Báo cáo Đánh giá Cuối Kỳ
- Mô tả:
- Báo cáo này đánh giá hiệu suất tổng thể vào cuối kỳ (e.g., cuối năm học, cuối quý) và đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ.
- Yêu cầu cụ thể:
- Đánh giá Hoàn thành:
- Tóm tắt các KPI/PI đã đạt được và không đạt được trong kỳ báo cáo.
- Cung cấp điểm số tổng thể cho từng đơn vị hoặc cá nhân dựa trên mức độ hoàn thành KPI/PI.
- Đánh giá Hoàn thành:
- Phân tích Nguyên nhân:
- Cung cấp các công cụ phân tích nguyên nhân cho những KPI/PI không đạt, bao gồm phân tích nguyên nhân gốc rễ (root cause analysis).
- Đưa ra các khuyến nghị cho kỳ tiếp theo dựa trên hiệu suất kỳ hiện tại.
¶ 2.2.5 Tích hợp hệ thống
- Kết nối với các hệ thống hiện có: Hệ thống sẽ tích hợp với các nền tảng quản trị, và các hệ thống quản lý khác để đồng bộ hóa dữ liệu.
- Tích hợp hệ thống quản trị để đồng bộ dữ liệu cơ cấu tổ chức, người dùng, nhân sự, vai trò và quyền
- Tích hợp hệ thống quản trị để xử lý luồng quy trình động
- Tích hợp MS Office 365 để xử lý SSO
- Nhập xuất dữ liệu: Hệ thống hỗ trợ nhập xuất dữ liệu qua các định dạng phổ biến như Excel, CSV, và API.
¶ 2.3 Yêu cầu phi chức năng
¶ 2.3.1 Bảo mật:
Hệ thống quản lý hiệu suất cần có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của tổ chức và đảm bảo rằng chỉ những người dùng có thẩm quyền mới có thể truy cập và thao tác dữ liệu theo phân quyền. Các yêu cầu bảo mật này bao gồm các cơ chế xác thực, phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, và giám sát hệ thống.
¶ 2.3.1.1 Xác thực Người dùng
- Mục tiêu:
- Đảm bảo rằng chỉ những người dùng đã được xác thực mới có thể truy cập vào hệ thống.
- Yêu cầu cụ thể:
- Xác thực Đa yếu tố (MFA):
- Yêu cầu người dùng phải thực hiện xác thực đa yếu tố khi đăng nhập, bao gồm ít nhất hai yếu tố trong số: mật khẩu, OTP (One-Time Password) gửi qua email hoặc SMS, và ứng dụng xác thực (e.g., Google Authenticator).
- Tích hợp với Hệ thống Quản lý Danh tính (IDM):
- Hỗ trợ tích hợp với các hệ thống quản lý danh tính hiện có như LDAP, Active Directory, hoặc SSO (Single Sign-On) để đồng bộ thông tin người dùng và đơn giản hóa quá trình xác thực.
- Quản lý Phiên Làm việc:
- Tự động đăng xuất người dùng sau một khoảng thời gian không hoạt động để giảm thiểu nguy cơ truy cập trái phép.
- Cảnh báo và yêu cầu xác thực lại khi phát hiện đăng nhập từ một thiết bị hoặc vị trí không quen thuộc.
- Xác thực Đa yếu tố (MFA):
¶ 2.3.1.2 Phân quyền và Kiểm soát Truy cập
- Mục tiêu:
- Đảm bảo rằng chỉ những người dùng có quyền hạn nhất định mới có thể truy cập, chỉnh sửa, hoặc xóa dữ liệu theo đúng vai trò của họ trong tổ chức.
- Yêu cầu cụ thể:
- Phân quyền theo Vai trò:
- Cấu hình các quyền truy cập dựa trên vai trò của người dùng (e.g., Quản trị viên, Quản lý, Nhân viên).
- Hỗ trợ phân quyền chi tiết cho từng chức năng cụ thể như thêm, sửa, xóa KPI/PI, phê duyệt mục tiêu, và báo cáo kết quả.
- Quyền Truy cập theo Cấp độ:
- Cho phép quản lý quyền truy cập dữ liệu theo cấp độ tổ chức (e.g., phòng ban, khoa, toàn trường) để đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư.
- Theo dõi và Nhật ký Hoạt động:
- Lưu trữ nhật ký (log) chi tiết về các hoạt động truy cập và thao tác dữ liệu của người dùng.
- Cho phép kiểm tra và theo dõi các hành vi bất thường hoặc trái phép.
- Phân quyền theo Vai trò:
¶ 2.3.1.3 Mã hóa Dữ liệu
- Mục tiêu:
- Bảo vệ tính toàn vẹn và tính bảo mật của dữ liệu bằng cách mã hóa dữ liệu trong quá trình lưu trữ và truyền tải.
- Yêu cầu cụ thể:
- Mã hóa Dữ liệu Lưu trữ:
- Tất cả dữ liệu nhạy cảm, bao gồm thông tin cá nhân, mục tiêu KPI, và báo cáo, phải được mã hóa khi lưu trữ trên hệ thống.
- Mã hóa Dữ liệu Truyền tải:
- Mọi dữ liệu truyền tải giữa máy khách và máy chủ phải được mã hóa bằng giao thức bảo mật như HTTPS/TLS.
- Bảo vệ Sao lưu Dữ liệu:
- Mã hóa các bản sao lưu dữ liệu và bảo đảm chúng được lưu trữ ở các địa điểm an toàn.
- Mã hóa Dữ liệu Lưu trữ:
¶ 2.3.1.4 Giám sát và Cảnh báo Bảo mật
- Mục tiêu:
- Phát hiện và phản ứng nhanh chóng với các sự cố bảo mật để giảm thiểu rủi ro cho hệ thống.
- Yêu cầu cụ thể:
- Giám sát Hệ thống:
- Hệ thống cần có các công cụ giám sát liên tục để phát hiện các hoạt động bất thường hoặc tiềm ẩn nguy cơ bảo mật.
- Định kỳ thực hiện kiểm tra bảo mật để đánh giá và nâng cấp các biện pháp bảo mật.
- Cảnh báo và Phản ứng:
- Thiết lập các quy tắc cảnh báo để phát hiện và thông báo kịp thời khi có sự cố bảo mật, ví dụ như đăng nhập trái phép, tấn công brute-force, hoặc truy cập dữ liệu nhạy cảm không hợp lệ.
- Xác định quy trình phản ứng nhanh đối với các sự cố bảo mật, bao gồm cả việc cách ly các thiết bị bị xâm phạm và điều tra nguyên nhân sự cố.
- Giám sát Hệ thống:
¶ 2.3.1.5 Tuân thủ Quy định và Chính sách Bảo mật
- Mục tiêu:
- Đảm bảo hệ thống tuân thủ các quy định về bảo mật và chính sách bảo mật của tổ chức cũng như các quy định pháp luật hiện hành.
- Yêu cầu cụ thể:
- Tuân thủ Quy định Pháp lý:
- Hệ thống phải tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin như GDPR, ISO/IEC 27001, hoặc các quy định bảo mật trong lĩnh vực giáo dục.
- Chính sách Bảo mật Nội bộ:
- Hệ thống cần hỗ trợ triển khai và tuân thủ các chính sách bảo mật nội bộ của tổ chức, bao gồm quản lý truy cập, bảo mật dữ liệu, và xử lý sự cố.
- Kiểm toán Bảo mật:
- Thực hiện kiểm toán bảo mật định kỳ để đảm bảo hệ thống đáp ứng các yêu cầu bảo mật và tuân thủ các chính sách bảo mật.
- Tuân thủ Quy định Pháp lý:
¶ 2.3.2 Hiệu năng:
- Tốc độ xử lý: Hệ thống phải đảm bảo tốc độ xử lý nhanh chóng, đặc biệt khi xử lý lượng dữ liệu lớn và báo cáo phức tạp.
- Khả năng mở rộng: Hệ thống phải dễ dàng mở rộng để phục vụ số lượng người dùng và khối lượng dữ liệu lớn hơn trong tương lai.
¶ 2.3.3 Trải nghiệm người dùng:
- Giao diện thân thiện: Hệ thống cần có giao diện người dùng trực quan, dễ sử dụng, với thiết kế hiện đại.
- Hỗ trợ đa nền tảng: Hệ thống phải có khả năng hoạt động tốt trên nhiều nền tảng, bao gồm cả máy tính để bàn và thiết bị di động.
¶ 3. Các yêu cầu khác
¶ 3.1 Yêu cầu đào tạo và hỗ trợ
Hệ thống quản lý hiệu suất cần cung cấp các chức năng và tài liệu đào tạo cũng như hỗ trợ người dùng để đảm bảo họ có thể sử dụng hệ thống hiệu quả và đạt được mục tiêu quản lý hiệu suất của tổ chức.
¶ 3.1.1 Đào tạo Người dùng
- Mục tiêu:
- Đảm bảo người dùng ở mọi cấp độ có thể hiểu và sử dụng các chức năng của hệ thống quản lý hiệu suất một cách thành thạo.
- Yêu cầu cụ thể:
- Chương trình Đào tạo:
- Cung cấp chương trình đào tạo ban đầu cho các nhóm người dùng khác nhau, bao gồm: quản trị viên hệ thống, nhân viên, và các nhà quản lý.
- Nội dung đào tạo bao gồm: giới thiệu tổng quan về hệ thống, cách sử dụng các chức năng cơ bản (e.g., đăng ký mục tiêu, báo cáo kết quả), và quy trình quản lý hiệu suất theo mô hình BSC/KPI.
- Đào tạo Từng Giai đoạn:
- Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ để cập nhật kiến thức về các tính năng mới, nâng cấp hệ thống, hoặc các thay đổi quy trình.
- Đảm bảo người dùng mới được đào tạo một cách hiệu quả khi họ bắt đầu sử dụng hệ thống.
- Tài liệu Đào tạo:
- Cung cấp tài liệu đào tạo bao gồm hướng dẫn sử dụng, video hướng dẫn, và các bài giảng trực tuyến (e-learning).
- Tài liệu được thiết kế theo từng vai trò cụ thể trong hệ thống (e.g., người dùng cơ bản, quản trị viên).
- Chương trình Đào tạo:
¶ 3.1.2 Hỗ trợ Kỹ thuật và Người dùng
- Mục tiêu:
- Đảm bảo người dùng nhận được hỗ trợ kỹ thuật kịp thời để giải quyết các vấn đề gặp phải trong quá trình sử dụng hệ thống.
- Yêu cầu cụ thể:
- Trung tâm Hỗ trợ (Help Desk):
- Cung cấp trung tâm hỗ trợ (help desk) với đội ngũ nhân viên hỗ trợ sẵn sàng giải đáp thắc mắc và xử lý sự cố kỹ thuật.
- Hỗ trợ người dùng qua các kênh khác nhau như: email, điện thoại, chat trực tuyến, và cổng thông tin hỗ trợ.
- Cổng Thông tin Hỗ trợ:
- Xây dựng cổng thông tin hỗ trợ trực tuyến, nơi người dùng có thể tra cứu tài liệu, xem các câu hỏi thường gặp (FAQ), và tìm hiểu các vấn đề phổ biến cùng giải pháp.
- Cung cấp hệ thống vé hỗ trợ (ticketing system) để người dùng báo cáo sự cố và theo dõi quá trình giải quyết.
- Hỗ trợ tại Chỗ:
- Cung cấp dịch vụ hỗ trợ tại chỗ cho các vấn đề phức tạp yêu cầu sự can thiệp trực tiếp.
- Đảm bảo có sẵn đội ngũ kỹ thuật viên hoặc các chuyên gia hỗ trợ để giải quyết sự cố tại chỗ trong các tình huống khẩn cấp.
- Trung tâm Hỗ trợ (Help Desk):
¶ 3.1.3 Cập nhật và Bảo trì Tài liệu
- Mục tiêu:
- Đảm bảo tài liệu đào tạo và hỗ trợ luôn được cập nhật theo các thay đổi của hệ thống.
- Yêu cầu cụ thể:
- Cập nhật Tài liệu:
- Tài liệu đào tạo và hỗ trợ cần được cập nhật ngay khi có sự thay đổi về tính năng hệ thống, quy trình hoặc yêu cầu mới.
- Các phiên bản mới của tài liệu cần được lưu trữ và cung cấp thông qua cổng thông tin hỗ trợ để người dùng dễ dàng truy cập.
- Đánh giá Hiệu quả Đào tạo:
- Thực hiện đánh giá định kỳ về hiệu quả của các chương trình đào tạo và tài liệu hỗ trợ.
- Thu thập phản hồi từ người dùng để cải tiến chương trình đào tạo và hỗ trợ liên tục.
- Cập nhật Tài liệu:
¶ 3.2 Yêu cầu pháp lý và tuân Thủ
Liệt kê bất kỳ yêu cầu pháp lý hoặc quy định nào mà hệ thống cần tuân thủ.
¶ 4. Tiêu chí thành công
¶ 4.1 Đo lường thành công
Mô tả các chỉ số đo lường để đánh giá mức độ thành công của dự án, chẳng hạn như hiệu suất hệ thống, sự hài lòng của người dùng, và việc đạt được các mục tiêu kinh doanh.
¶ 4.1.1 Hoàn thành đúng thời gian và ngân sách
- Đúng tiến độ:
- Hệ thống quản lý hiệu suất được triển khai hoàn chỉnh theo đúng lịch trình đã cam kết, với tất cả các mốc thời gian chính (giai đoạn thiết kế, phát triển, kiểm thử, triển khai) đều được hoàn thành đúng hạn.
- Trong ngân sách:
- Tổng chi phí phát triển hệ thống không vượt quá ngân sách đã được phê duyệt. Mọi chi phí phát sinh đều được quản lý chặt chẽ và báo cáo kịp thời.
¶ 4.1.2 Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu chức năng
- Hoàn chỉnh các chức năng cốt lõi:
- Hệ thống phải cung cấp đầy đủ các chức năng chính như quản lý KPI/PI, theo dõi và báo cáo hiệu suất, phê duyệt mục tiêu và kết quả, cùng các chức năng hỗ trợ (quản lý người dùng, phân quyền, cấu hình hệ thống).
- Tính linh hoạt:
- Hệ thống cho phép tùy chỉnh các KPI/PI và tiêu chí đánh giá theo đặc thù của từng đơn vị, đảm bảo sự linh hoạt trong quản lý và báo cáo.
¶ 4.1.3 Trải nghiệm người dùng hiệu quả
- Giao diện thân thiện và dễ sử dụng:
- Người dùng dễ dàng thao tác và sử dụng các chức năng của hệ thống mà không gặp khó khăn. Giao diện cần đơn giản, trực quan, và hỗ trợ đa ngôn ngữ nếu cần thiết.
- Thời gian học tập ngắn:
- Người dùng có thể nắm bắt cách sử dụng hệ thống trong thời gian ngắn, nhờ vào các tài liệu hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ kỹ thuật kịp thời.
¶ 4.1.4 Tính ổn định và bảo mật cao
- Hiệu suất và ổn định:
- Hệ thống hoạt động mượt mà, không gặp sự cố nghiêm trọng trong quá trình sử dụng. Các yêu cầu xử lý dữ liệu và báo cáo được thực hiện nhanh chóng và chính xác.
- Bảo mật:
- Hệ thống tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật cao, bảo vệ dữ liệu người dùng và thông tin hiệu suất khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài. Các chức năng quản lý quyền truy cập và kiểm soát bảo mật được triển khai đầy đủ.
¶ 4.1.5 Khả năng tích hợp và mở rộng
- Tích hợp với các hệ thống khác:
- Hệ thống có khả năng tích hợp liền mạch với các phần mềm và hệ thống quản lý hiện có trong tổ chức, chẳng hạn như hệ thống quản lý nhân sự (HRM) và hệ thống quản lý tài chính (ERP).
- Mở rộng trong tương lai:
- Hệ thống được thiết kế với kiến trúc mở, cho phép dễ dàng nâng cấp và mở rộng thêm các chức năng hoặc hỗ trợ thêm số lượng người dùng trong tương lai.
¶ 4.1.6 Sự hài lòng của người dùng và các bên liên quan
- Phản hồi tích cực:
- Người dùng và các bên liên quan bày tỏ sự hài lòng với hệ thống qua các khảo sát sau triển khai, với ít nhất 85% phản hồi tích cực về các khía cạnh giao diện, chức năng và hiệu suất.
- Đáp ứng nhu cầu của tổ chức:
- Hệ thống giúp tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý và báo cáo hiệu suất, đáp ứng được các mục tiêu chiến lược và yêu cầu quản trị của trường đại học.
¶ 4.1.7 Hỗ trợ và đào tạo đầy đủ
- Đào tạo thành công:
- Tất cả người dùng chính được đào tạo đầy đủ và có khả năng sử dụng hệ thống sau khi triển khai. Các buổi đào tạo và tài liệu hướng dẫn phải được cung cấp đầy đủ và dễ hiểu.
- Hỗ trợ sau triển khai:
- Hỗ trợ kỹ thuật được cung cấp đầy đủ sau khi hệ thống đi vào hoạt động, với thời gian phản hồi nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo sự vận hành trơn tru của hệ thống.
¶ 4.2 Rủi ro và biện pháp giảm thiểu
Các biện pháp giảm thiểu này sẽ giúp đảm bảo dự án phát triển hệ thống quản lý hiệu suất được thực hiện thành công, đáp ứng đúng các yêu cầu và mong đợi của tổ chức, đồng thời giảm thiểu các rủi ro có thể ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ của dự án.
¶ 4.2.1 Rủi ro về thời gian
- Mô tả rủi ro:
- Dự án có thể gặp rủi ro về việc hoàn thành không đúng tiến độ do các nguyên nhân như: chậm trễ trong quy trình phê duyệt, khó khăn trong tích hợp với các hệ thống khác, hoặc sự thay đổi yêu cầu từ các bên liên quan.
- Biện pháp giảm thiểu:
- Lập kế hoạch chi tiết: Thiết lập một kế hoạch dự án chi tiết với các mốc thời gian rõ ràng và thực hiện theo dõi chặt chẽ tiến độ công việc.
- Quản lý thay đổi: Thiết lập quy trình quản lý thay đổi hiệu quả để xử lý kịp thời các yêu cầu thay đổi và tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ.
- Dự phòng thời gian: Bao gồm các khoảng thời gian dự phòng trong kế hoạch để xử lý các tình huống không mong muốn.
¶ 4.2.2 Rủi ro về chất lượng
- Mô tả rủi ro:
- Chất lượng của hệ thống có thể không đạt yêu cầu nếu các tính năng không được phát triển và kiểm thử đầy đủ, dẫn đến các vấn đề về hiệu suất hoặc bảo mật.
- Biện pháp giảm thiểu:
- Kiểm thử toàn diện: Thực hiện kiểm thử toàn diện bao gồm kiểm thử chức năng, hiệu suất, và bảo mật ở mỗi giai đoạn phát triển.
- Đánh giá chất lượng: Liên tục đánh giá và cải tiến quy trình phát triển để đảm bảo hệ thống đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
- Đào tạo nhân sự: Đảm bảo rằng đội ngũ phát triển được đào tạo đầy đủ về các công nghệ và tiêu chuẩn liên quan.
¶ 4.2.3 Rủi ro về thay đổi yêu cầu
- Mô tả rủi ro:
- Yêu cầu từ các bên liên quan có thể thay đổi trong quá trình phát triển, gây ảnh hưởng đến kiến trúc hệ thống, tiến độ và chi phí.
- Biện pháp giảm thiểu:
- Giao tiếp thường xuyên: Thiết lập kênh giao tiếp rõ ràng và thường xuyên với các bên liên quan để nắm bắt kịp thời các thay đổi yêu cầu.
- Quy trình quản lý thay đổi: Xây dựng một quy trình quản lý thay đổi chính thức để đánh giá tác động của các thay đổi và phê duyệt trước khi triển khai.
- Tài liệu yêu cầu chi tiết: Phát triển tài liệu yêu cầu chi tiết ngay từ đầu và đảm bảo tất cả các bên liên quan đồng thuận trước khi bắt đầu phát triển.
¶ 4.2.4 Rủi ro về bảo mật
- Mô tả rủi ro:
- Hệ thống có thể bị tấn công hoặc rò rỉ dữ liệu nếu các biện pháp bảo mật không đủ mạnh, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của tổ chức.
- Biện pháp giảm thiểu:
- Áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật: Thực hiện các biện pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố, và quản lý quyền truy cập nghiêm ngặt.
- Kiểm tra bảo mật: Thực hiện kiểm tra bảo mật định kỳ để phát hiện và khắc phục kịp thời các lỗ hổng.
- Đào tạo nhận thức bảo mật: Đào tạo nhân viên và người dùng về các nguy cơ bảo mật và cách bảo vệ hệ thống khỏi các cuộc tấn công.
¶ 4.2.5 Rủi ro về nguồn lực
- Mô tả rủi ro:
- Dự án có thể gặp khó khăn trong việc huy động đủ nguồn lực hoặc giữ chân các thành viên chủ chốt, dẫn đến sự chậm trễ hoặc thiếu chất lượng.
- Biện pháp giảm thiểu:
- Quản lý nguồn lực: Đánh giá và phân bổ nguồn lực hợp lý từ đầu dự án, đảm bảo có đủ nhân lực và kỹ năng cần thiết ở từng giai đoạn.
- Động viên và giữ chân nhân tài: Áp dụng các biện pháp động viên và giữ chân các thành viên chủ chốt như chính sách khen thưởng, tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp.
- Dự phòng nguồn lực: Xác định và đào tạo nhân sự dự phòng để sẵn sàng thay thế khi cần thiết.
¶ 4.2.6 Rủi ro về tích hợp hệ thống
- Mô tả rủi ro:
- Khó khăn trong việc tích hợp hệ thống mới với các hệ thống quản lý hiện có có thể gây ra sự gián đoạn trong hoạt động của tổ chức.
- Biện pháp giảm thiểu:
- Đánh giá khả năng tích hợp: Thực hiện đánh giá toàn diện về khả năng tích hợp ngay từ giai đoạn lập kế hoạch để xác định các thách thức có thể xảy ra.
- Tích hợp theo giai đoạn: Tiến hành tích hợp theo từng giai đoạn để kiểm soát rủi ro và dễ dàng xử lý các vấn đề phát sinh.
- Kiểm thử tích hợp: Thực hiện kiểm thử tích hợp kỹ lưỡng để đảm bảo các hệ thống hoạt động cùng nhau một cách mượt mà.
¶ 4.2.7 Rủi ro về sự chấp nhận của người dùng
- Mô tả rủi ro:
- Người dùng cuối có thể không chấp nhận hoặc không sử dụng hệ thống mới nếu họ gặp khó khăn trong quá trình sử dụng hoặc không thấy được lợi ích từ hệ thống.
- Biện pháp giảm thiểu:
- Tham gia của người dùng: Mời người dùng tham gia vào quá trình thiết kế và phát triển hệ thống để đảm bảo hệ thống đáp ứng đúng nhu cầu và mong đợi.
- Hướng dẫn và đào tạo: Cung cấp tài liệu hướng dẫn và các khóa đào tạo đầy đủ để người dùng nắm bắt cách sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.
- Hỗ trợ kỹ thuật: Đảm bảo có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật sẵn sàng giúp đỡ người dùng khi gặp vấn đề, đặc biệt trong giai đoạn đầu triển khai.
¶ 5. Phụ lục
¶ 5.1 Thuật ngữ
Các thuật ngữ chuyên môn được sử dụng trong tài liệu.
¶ Balanced Scorecard (BSC)
Thẻ điểm cân bằng (BSC): Một công cụ quản lý hiệu suất chiến lược giúp các tổ chức theo dõi và quản lý việc thực hiện chiến lược của họ. BSC sử dụng một tập hợp các thước đo hiệu suất chính (KPIs) để đánh giá hiệu suất từ bốn góc độ: Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, và Học hỏi & Phát triển.
¶ Key Performance Indicator (KPI)
Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI): Các thước đo định lượng được sử dụng để đánh giá mức độ hiệu quả của một cá nhân, bộ phận, hoặc tổ chức trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược. KPIs giúp xác định các khu vực cần cải thiện và đo lường sự tiến bộ.
¶ Strategic Objective
Mục tiêu Chiến lược: Các mục tiêu cụ thể, đo lường được, và có thể đạt được mà một tổ chức đặt ra để thực hiện chiến lược tổng thể của mình. Mục tiêu chiến lược thường liên quan đến các yếu tố như tăng trưởng doanh thu, cải thiện hiệu suất vận hành, hoặc nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
¶ Performance Metric
Thước đo Hiệu suất: Các tiêu chí hoặc tiêu chuẩn cụ thể được sử dụng để đo lường hiệu suất của một quy trình, dự án, hoặc nhân viên. Thước đo hiệu suất thường được liên kết với các KPI và mục tiêu chiến lược.
¶ Leading Indicator
Chỉ số Dẫn dắt: Các thước đo dự báo tương lai, cho thấy xu hướng có thể xảy ra và giúp tổ chức hành động trước khi kết quả cuối cùng xảy ra. Ví dụ, số lượng khách hàng tiềm năng mới là một chỉ số dẫn dắt về doanh thu bán hàng trong tương lai.
¶ Lagging Indicator
Chỉ số Kết quả: Các thước đo đánh giá hiệu suất sau khi các hành động đã xảy ra, cung cấp thông tin về kết quả cuối cùng. Ví dụ, doanh thu hàng tháng là một chỉ số kết quả phản ánh doanh số bán hàng thực tế.
¶ Scorecard
Bảng Điểm: Một bảng hoặc công cụ trực quan để theo dõi và hiển thị các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) liên quan đến các mục tiêu chiến lược. Bảng điểm giúp tổ chức theo dõi tiến trình và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.
¶ Initiative
Sáng kiến: Các dự án hoặc hành động cụ thể được thực hiện để đạt được các mục tiêu chiến lược. Sáng kiến có thể bao gồm các chương trình cải thiện quy trình, phát triển sản phẩm mới, hoặc các chiến dịch tiếp thị.
¶ Target
Mục Tiêu: Mức độ hiệu suất cụ thể mà một tổ chức hoặc cá nhân mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu thường được đặt ra cho các KPIs và có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn.
¶ Benchmarking
Đối chuẩn: Quá trình so sánh hiệu suất của một tổ chức với các tiêu chuẩn hoặc thực tiễn tốt nhất trong ngành. Đối chuẩn giúp xác định các khu vực cần cải thiện và cung cấp mục tiêu cụ thể cho việc đạt được hiệu suất cao hơn.
¶ Cascading Goals
Triển khai Mục tiêu: Quá trình chia nhỏ các mục tiêu chiến lược cấp cao xuống các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận, nhóm, hoặc cá nhân. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong tổ chức đều làm việc hướng tới các mục tiêu chung.
¶ Strategic Alignment
Liên kết Chiến lược: Sự liên kết giữa các hoạt động hàng ngày của tổ chức với các mục tiêu chiến lược tổng thể. Liên kết chiến lược đảm bảo rằng tất cả các nỗ lực và tài nguyên đều được tập trung vào việc đạt được các mục tiêu dài hạn của tổ chức.
¶ KPI Dashboard
Bảng Điều Khiển KPI: Một công cụ trực quan cung cấp cái nhìn tổng quan về các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) trong thời gian thực. Bảng điều khiển giúp quản lý theo dõi tiến trình và ra quyết định dựa trên dữ liệu.
¶ Variance Analysis
Phân tích Sai số: Quá trình so sánh kết quả thực tế với mục tiêu hoặc tiêu chuẩn để xác định sự khác biệt và nguyên nhân gây ra sự sai lệch. Phân tích sai số giúp tổ chức hiểu rõ hơn về hiệu suất và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
¶ Balanced Scorecard Perspectives
Các Khía Cạnh của Thẻ Điểm Cân Bằng: Bốn góc độ chính trong mô hình BSC bao gồm:
- Tài chính: Đo lường khả năng sinh lời, chi phí, và hiệu quả tài chính.
- Khách hàng: Đo lường sự hài lòng, lòng trung thành, và giá trị khách hàng.
- Quy trình Nội bộ: Đo lường hiệu quả quy trình, chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
- Học hỏi & Phát triển: Đo lường năng lực đội ngũ, công nghệ, và văn hóa tổ chức.
¶ 5.2 Tài liệu tham khảo
Các tài liệu, tiêu chuẩn, hoặc nguồn tham khảo đã được sử dụng để phát triển BRD.
How to Measure Performance: A Handbook of Techniques and Tools - Robert Bacal
Performance Measurement Systems: Theory and Practice Article from ResearchGate
¶ 5.3 Các tài liệu liên quan
- Tài liệu User Story
- Tài liệu kỹ thuật
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng
¶ 6. Kết luận
Hệ thống Quản lý Hiệu suất theo mô hình BSC/KPI là một công cụ không thể thiếu trong quá trình nâng cao chất lượng giáo dục và quản lý tại các trường đại học. Với khả năng linh hoạt, tích hợp và báo cáo mạnh mẽ, hệ thống này giúp các tổ chức không chỉ theo dõi và đánh giá hiệu suất mà còn tạo động lực và định hướng cho các cá nhân và bộ phận trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược.
Việc phát triển hệ thống này theo các yêu cầu đã đề ra sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện hiệu suất toàn diện của tổ chức, bên cạnh đó còn góp phần xây dựng một môi trường giáo dục tiên tiến, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sinh viên và xã hội.